[사무관리론]행정사11회 기출문제 문제4. 모범답안 정리
문제 4. 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」상 공문서의 종류를 설명하고, 문서처리의 기본원칙과 문서의 성립 및 효력발생의 조건을 기술하시오. (20점)
모범답안1. 박문각 이상기 행정사님
1. 공문서의 개념
공문서란 행정기관 또는 공무원이 그 직무상 작성 또는 시행되는 문서(도면, 사진, 디스크, 테이프, 전자문서 등 특수매체기록 포함) 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다.
2. 공문서의 종류
1) 법규문서
주로 법규사항을 규정하는 문서로서 헌법·법률·대통령령·총리령·부령·조례 및 규칙 등에 관한 문서를 말한다.
2) 지시문서
훈령·지시·예규·일일명령 등 행정기관이 그 하급기관이나 소속 공무원에 대하여 일정한 사항을 지시하는 문서를 말한다.
(1) 훈령
상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기 위하여 발하는 명령이다.
(2) 지시
상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적·구체적으로 발하는 명령이다.
(3) 예규
행정업무의 통일을 기하기 위하여 반복적인 행정업무의 처리기준을 제시하는 문서로서 법규문서를 제외한 문서이다.
(4) 일일명령
당직·출장·시간 외 근무·휴가 등 일일업무에 관한 명령이다.
3) 공고문서
고시·공고 등 행정기관이 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서를 말한다.
(1) 고시
법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 개정·폐지되지 않은 한 지속적인 효력을 유지한다.
(2) 공고
일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 단기적이거나 일시적인 효력을 갖는다.
4) 비치문서
행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서로서 비치대장·비치카드 등을 말한다.
5) 민원문서
민원인이 행정기관에 허가·인가·기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.
6) 일반문서
위 각 문서에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다. 다만, 일반문서 중 특수한 것으로서 회보와 보고서가 있다.
3. 문서처리의 기본원칙
1) 전자적 처리
행정기관의 장(법령에 따라 행정권한을 위임받거나 위탁받은 자를 포함한다.)은 문서 의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 처리절차를 전자문서시스템 또는 업무관리시스템 상에서 전자적으로 처리하도록 하여야 한다. (영 제5조)
2) 전자적 처리 기준
행정기관의 장은 국민생활의 편의를 제고하고 전자문서를 체계적으로 관리ㆍ활용하기 위하여 다음 각 호의 기준에 따라 문서를 처리하도록 노력해야 한다. (영 제5조 제2항 제1호 내지 제3호)
(1) 개방형 문서 형식으로 문서요지와 키워드를 포함하여 작성할 것
(2) 국민에게 문서를 다양한 형식으로 제공할 것
(3) 국민이 다양한 장치에서 문서에 접근할 수 있도록 할 것
3) 문서처리의 원칙
(1) 신속처리 : 효율적 업무수행을 위하여 사안 발생 시 신속하게 처리
(2) 책임처리 : 직무 범위 내에서 권한 있는 자가 책임을 가지고 처리
(3) 적법처리 : 법령의 규정에 따라 일정한 형식․요건을 갖추어 처리
(4) 전자처리 : 업무관리시스템․전자문서시스템에서 전자적으로 처리
4. 문서의 성립 및 효력발생의 조건
1) 문서의 성립
(1) 성립요건
① 행정기관의 적법한 권한 범위 내에서 작성되어야 한다.
② 행정기관의 의사표시가 명확하게 표현되어야 한다.
③ 위법․부당하거나 시행 불가능한 내용이 아니어야 한다.
④ 법령에 규정된 절차 및 형식을 갖추어야 한다.
(2) 성립시기
문서는 결재권자가 해당 문서에 대한 서명(전자문자서명, 전자이미지서명 및 행정전자서명 포함)의 방식으로 결재가 있음으로써 성립한다 .
2) 문서의 효력발생
① 일반 원칙
｢행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정｣은 문서가 수신자에게 도달(전자문서의 경우에는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력되는 것)됨으로써 그 효력이 발생된다고 하고 있어 도달주의를 원칙으로 하고 있다(영 제6조 제2항).
②공고문서의 효력발생
고시, 공고 등 공고문서의 경우에는 그 문서에서 효력발생시기를 구체적으로 밝히고 있지 않으면 그 고시 또는 공고 등이 있은 날부터 5일이 경과한 때에 효력이 발생한다.(영 제6조 제3항)
모범답안2. 합격의 법학원 최의란행정사
1. 공문서의 종류
(1) 법규문서
법규문서는 ｢헌법｣, 법률, 대통령령, 총리령, 부령, 조례 및 규칙 등에 관한 문서를 말한다. 누년 일련번호를 부여한다.
(2) 지시문서
1) 훈 령
상급기관이 하급기관에 대하여 장기간에 걸쳐 그 권한의 행사를 일반적으로 지시하기위하여 발하는 명령을 말한다. 훈령의 작성형식은 조문형식 시행문 형식에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.
2) 지 시
상급기관이 직권 또는 하급기관의 문의에 의하여 하급기관에 개별적 구체적으로 발하는 명령으로서 시행문형식에 의하여 작성하고, 연도표시 일련번호를 사용한다.
3) 예 규
행정업무의 통일을 기하기 위하여 반복적 행정업무의 처리기준을 제시하는 법규문서를 제외한 문서로서 조문형식 또는 시행문형식에 의하여 작성하고, 누년 일련번호를 사용한다.
4) 일일명령
당직･출장･시간 외 근무･휴가 등 일일업무에 관한 명령을 말한다. 일일명령의 작성형식은 시행문 형식 또는 회보 형식 등에 의하며, 연도별 일련번호를 사용한다.
(3) 공고문서
1) 고 시
법령이 정하는 바에 따라 일정한 사항을 일반에게 알리기 위한 문서로서 일단 고시된 사항은 개정이나 폐지가 없는 한 효력이 계속된다.
고시의 작성형식은 연도표시 일련번호를 사용한다.
2) 공 고
일정한 사항을 일반에게 알리는 문서로서 그 내용의 효력이 고시에 비해서 단기적이거나 일시적이다. 공고의 작성형식은 연도표시 일련번호를 사용한다.
(4) 비치문서
행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서로서 비치대장, 비치카드 등의 문서를 말한다.
(5) 민원문서
민원인이 행정기관에 허가･인가･기타 처분 등 특정한 행위를 요구하는 문서 및 그에 대한 처리문서를 말한다.
(6) 일반문서
위 각 문서에 속하지 아니하는 모든 문서를 말한다. 다만, 일반문서 중 특수한 것으로서 회보 및 보고서가 있다.
2. 문서 처리의 기본 원칙
(1) 행정기관의 장은 문서의 기안ㆍ검토ㆍ협조ㆍ결재ㆍ등록ㆍ시행ㆍ분류ㆍ편철ㆍ보관ㆍ보존ㆍ이관ㆍ접수ㆍ배부ㆍ공람ㆍ검색ㆍ활용 등 처리절차를 전자문서시스템 또는 업무관리시스템 상에서 전자적으로 처리하도록 하여야 한다.
(2) 행정기관의 장은 국민생활의 편의를 제고하고 전자문서를 체계적으로 관리ㆍ활용하기 위하여 문서 처리의 기준에 따라 문서를 처리하도록 노력해야 한다.
(3) 문서 처리의 기준
1) 개방형 문서 형식으로 문서요지와 키워드를 포함하여 작성할 것
2) 국민에게 문서를 다양한 형식으로 제공할 것
3) 국민이 다양한 장치에서 문서에 접근할 수 있도록 할 것
3. 문서의 성립 및 효력 발생의 조건
(1) 문서의 성립요건
1) 행정기관의 적법한 권한 범위 내에서 작성되어야 한다.
2) 위법･부당하거나 시행 불가능한 내용이 아니어야 한다.
3) 법령에 규정된 절차 및 형식을 갖추어야 한다.
(2) 문서의 성립시기
문서는 결재권자가 해당 문서에 대하여 서명(전자이미지서명･전자문자서명 및 행정전자서명 포함)의 방식으로 결재함으로써 성립한다.
(３) 문서의 효력 발생의 조건
1) 원칙
문서는 수신자에게 도달함으로써 효력이 발생한다.
2) 전자문서
전자문서는 수신자가 관리하거나 지정한 전자적 시스템 등에 입력됨으로써 그 효력을 발생한다.
3) 공고문서
고시, 공고 등 공고문서는 그 문서상에 효력발생 시기를 명시하고 있지 않으면 그 고시 또는 공고가 있은 날부터 5일이 경과한 후에 효력이 발생한다.