[사무관리론] 행정사11회 기출문제 문제3 모범답안 정리

문제 3. 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」상 서식이 요구되는 상황, 제정 방법 및 설계의 일반원칙을 기술하고, 날짜 및 시·분의 표기와 용지의 규격과 관련하여 문서 작성의 방법을 설명하시오. ( 20점 )

 

모범답안1. 박문각 이상기 행정사님

목차정리 

1. 서식의 개념

2. 서식의 제정  1) 제정원칙 2)제정방법

3. 서식설계의 일반원칙 8가지

4. 날짜 등의 표시 1)날짜의 표시 2)시.분의 표시

5. 용지의 규격 1)규격 표준화의 필요성 2) 용지의 기본 규격

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1. 서식의 개념

’서식’이란 장기간에 걸쳐 반복되는 사무와 관련하여 행정상의 필요사항을 기재할 수 있도록 도안한 일정한 형식 또는 그 사무용지를 말한다.

2. 서식의 제정

1) 제정원칙(영 제26조)

 

행정기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

2) 제정방법(영 제27조 제1항) 

 

(1)법령으로 제정하는 경우

 

① 국민의 권리․의무와 직접 관련되는 사항을 기재사항으로 정하는 서식
②  인가,  허가,  승인  등 민원에  관계되는 서식
③  행정기관의  공통 사용서식  중  중요한 서식

 

(2)  고시․훈령․예규  등으로  제정하는  경우 법령에서 고시 등으로 정하도록 하는 경우와 기타 특별한 사유가 있으면 고시․ 훈령․예규 등으로 정할 수 있다.

3. 서식설계의 일반원칙

1) 민원인의 개인정보를 보호할 수 있도록 설계

주민등록번호란은 ‘생년월일’로 대체하고 등록기준지란은 설치하지 아니하되, 행정 정보공동이용, 신원조회 등 꼭 필요한 경우에만 ‘주민등록번호’ 또는 ‘등록기준지’ 란을 설치한다.

 

2) 기입항목의 식별이 용이하도록 설계(영 제28조 제1항)

서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형 있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 하여야 한다.

 

 

3) 쉬운 용어 사용 및 필수 항목 설계(제2항)

서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여  설계하여야  하며, 불필요하 거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니된다.

 

4) 기안(시행)문 겸용 설계(제3항)

서식은 특별한 사유가 없으면 별도의 기안문과 시행문을 작성하지 아니하고 그 서식 자체를 기안문과 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호․접수등록번호․수신자․시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어야 한다.

 

5) 서명 또는 날인의 선택적 설계(제4항)

법령에서 서식에  날인하여야 한다고  정하고 있지  아니하면 서명이나 날인을  선택 할 수 있도록 하여야 한다.

 

6) 행정기관의 이미지 제고 노력(제5항)

서식에는 가능하면 행정기관의 로고․상징․마크․홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 하여야 한다.

 

7) 민원서식의 설계(제6항)

민원서식에는 민원인의 편의를 도모하기 위하여 그 민원업무의 처리흐름도, 처리 기간, 전자적 처리가 가능한지 등을 표시하여야 하며, 음성정보나 영상정보 등을 수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

 

8) 용지의 규격과 지질(제7항)

 

(1) 서식에는 행정안전부령으로 정하는 바에 따라 용지의 규격 등을 표시할 수 있다.

(2) 용지의 규격 등 표시
영 제28조제7항에 따라 서식에 용지의 규격 등을 표시하는 경우에는 다음의 예시와 같이 해당 서식의 우측 하단에 표시 한다.(규칙 제23조)

4. 날짜 등의 표시

1) 날짜의 표시
숫자로 표기하되, 연․월․일의 글자는 생략하고 그 자리에 마침표를 찍어 표시 한다.(영 제7조 제5항).

 

2) 시·분의 표시

시․분은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시․분의 글자는 생략하고 그 사이에 쌍점(:)을 찍어 구분한다(영 제7조 제5항).

5. 용지의 규격

1) 규격 표준화의 필요성

용지의 규격 표준화는 문서, 서식 등에 사용되는 용지의 크기를 통일하는 것을 말한다.

규격을 표준화함으로써 문서의 작성․처리․편철․보관․보존  등만  아니라  프린터, 복사기, 팩스 등 각종 사무자동화기기의 활용을 용이하게 할 수 있다.

 

2) 용지의 기본 규격

문서의 작성에 사용하는 용지는 가로 210mm, 세로 297mm(Ａ4용지)의 직사각형 으로 한다(영 제7조  제6항).  

A4용지는 국제적으로  널리 통용되고 있을  뿐만 아니라 국내의 대다수 조직체에서 문서의 기본 규격으로 하고 있다. 

 

모범답안2. 합격의 법학원 최의란 행정사님

 

목차정리

1. 서식의 개념

2. 서식이 요구되는 상황

3. 서식의 제정방법 및 설계의 일반원칙

   (1) 서식의 제정방법 1)법령으로 2)고시,훈령,예규등으로

   (2) 설계의 일반원칙 7가지

4. 날짜 및 시·분의 표기와 용지의 규격과 관련하여 문서 작성의 방법

  (1) 날짜의 표기 (2)시.분의 표기 (3)용지의 규격

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1. 서식의 개념 

서식이란 장기간에 걸쳐 반복되는 업무와 관련하여 행정상의 필요사항을 기록할 수  있도록 도안한 일정한 형식 또는 그 사무용지를 말한다. 

2. 서식이 요구되는 상황

 행정기관에서 장기간에 걸쳐 반복적으로 사용하는 문서로서 정형화할 수 있는 문서는 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 서식으로 정하여 사용한다.

3. 서식의 제정 방법 및 설계의 일반원칙

(1) 서식의 제정 방법

1) 법령으로 제정하는 경우 

① 국민의 권리ㆍ의무와 직접 관련되는 사항을 기재사항으로 정하는 서식기
② 인가, 허가, 승인 등 민원에 관계되는 서식
③ 행정기관이 공통으로 사용하는 서식 중 중요한 서식

2) 고시, 훈령, 예규 등으로 제정하는 경우

① 일반서식
② 법령으로 정하여야 하는 서식 가운데 법령에서 고시 등으로 정하도록 한 경우
③ 그 밖의 특별한 사유가 있는 경우

(2) 서식 설계의 일반원칙

1) 기입 항목의 식별이 용이하도록 설계한다. 

 서식은 글씨의 크기, 항목 간의 간격, 적어 넣을 칸의 크기 등을 균형 있게 조절하여 서식에 적을 사항을 쉽게 알 수 있도록 하여야 한다.

 

2) 쉬운 용어를 사용하고 필요한 항목만 설계한다. 

서식에는 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하고, 불필요하거나 활용도가 낮은 항목을 넣어서는 아니 된다.

 

3) 기안(시행)문 겸용 설계

서식은 특별한 사유가 없으면 별도의 기안문과 시행문을 작성하지 아니하고 그 서식자체를 기안문과 시행문으로 갈음할 수 있도록 생산등록번호･접수등록번호･수신자･시행일 및 접수일 등의 항목을 넣어야 한다.

4) 서명 또는 날인의 선택적 설계

법령에서 반드시 도장을 찍도록 정하고 있지 아니하면 서명이나 날인을 선택할 수 있도록 하여야 한다.

5) 행정기관의 이미지 제고 노력

서식에는 가능하면 행정기관의 로고･상징･마크･홍보문구 등을 표시하여 행정기관의 이미지를 높일 수 있도록 한다.

6) 민원서식의 설계

민원서식에는 민원인의 편의를 도모하기 위하여 그 민원업무의 처리흐름도, 처리기간,전자적 처리가 가능한지 등을 표시하여야 하며, 음성정보나 영상정보 등을수록하거나 연계한 바코드 등을 표기할 수 있다.

 

7) 용지의 규격 등을 표시할 수 있다.

4. 날짜 및 시·분의 표기와 용지의 규격과 관련하여 문서 작성의 방법

(1) 날짜의 표기

문서에 쓰는 날짜는 숫자로 표기하되 연, 월, 일의 글자는 생략하고 그 자리에 
온점을 찍어 표시한다. 

(2) 시·분의 표기

 

문서에 쓰는 시간은 24시각제에 따라 숫자로 표기하되, 시･분의 글자는 생략하고
그 사이에 쌍점을 찍어 구분한다. 다만, 특별한 사유가 있으면 다른 방법으로 표
시할 수 있다.

 

(3) 용지의 규격 

문서 작성에 사용하는 용지는 특별한 사유가 없으면 가로 210밀리미터, 세로 297밀리미터의 직사각형 용지로 한다.